Soutien pour les frais de mobilité lors d’une manifestation

Soutien pour les frais de mobilité lors d’une manifestation en Allemagne, en France, au Grand-Duché de Luxembourg ou aux Pays-Bas.

Ce soutien est ouvert à toute personne physique ou morale (ASBL, établissements d’enseignement supérieur, laboratoires de recherche, opérateurs culturels, structures d’accueil à l’étranger) dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de mobilité.

Le soutien de WBI sera donc accordé aux organisateurs de manifestations culturelles qui auront collaboré avec le CWB Paris pour monter leur projet.

Ce soutien concerne :

l’économie, la recherche et l’innovation ;
la culture ;
l’éducation et l’enseignement supérieur ;
les enjeux de société.

Notre soutien
Votre projet
Les conditions
La subvention
Votre demande
Notre décision
Et si le soutien vous est accordé ?
Contact

Notre soutien

Quel est le soutien?

Nous (Wallonie Bruxelles International – WBI) soutenons les personnes physiques ou morales dans leur démarche de présence et de développement sur la scène internationale via une intervention dans les frais de mobilité pour une manifestation à l’étranger.

Un soutien à des organismes d’accueil d’opérateurs basés en Fédération Wallonie-Bruxelles ou en Wallonie peut être accordé pour d’autres types de frais :

Publicité ;
communication ;
Technique ;
Séjour.

Quels sont les objectifs du soutien?

soutenir l’internationalisation des porteurs de projet en valorisant Wallonie-Bruxelles comme espace dynamique ;
rencontrer nos intérêts et valoriser nos compétences

Par exemple en:

consolidant la diversité culturelle ;
assurant la promotion de notre expertise dans différentes thématiques ;
permettant d’augmenter votre expertise ;
développant l’expérience professionnelle des porteurs de projet et de la formation tout au long de la vie.

Votre projet

1. Discipline(s) de votre projet

Votre projet doit s’inscrire dans une des thématiques suivantes :

l’économie, la recherche et l’innovation ;
la culture ;
l’éducation et l’enseignement supérieur ;
les enjeux de société.

2. Pays de votre projet

Votre projet doit avoir lieu dans l’un des pays suivants : Allemagne, France, Grand-Duché de Luxembourg ou Pays-Bas.

Les conditions

1. Conditions de recevabilité

A quelles conditions doit répondre le bénéficiaire ?
Il doit être :

une personne physique ou morale. Vous devez avoir votre siège social ou votre domicile en Wallonie ou à Bruxelles.

une stucture d’accueil étrangère.

2. Critères de sélection

Votre projet est évalué en fonction des éléments suivants :

Votre ancrage en Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) et en Wallonie ;
Sa qualité.

3. Exclusion

Pour les structures culturelles françaises, l’introduction d’une demande de soutien directement auprès de WBI n’est pas possible.
Il vous est demandé de prendre contact au préalable avec le Centre culturel Wallonie-Bruxelles basé à Paris, qui travaille annuellement sur une programmation culturelle décentralisée sur le territoire de la France métropolitaine.
Les demandes de soutien émanant d’organismes culturels basés en France doivent être co-construites avec le CWB Paris (voir notre autre type de soutien spécifiquement dédié à ce cas de figure « Projets en décentralisation culturelle avec le Centre Wallonie-Bruxelles à Paris »).

La subvention

1. Subvention

Quelle subvention ?
Nous intervenons pour les frais de mobilité du lieu de domicile du bénéficiaire jusqu’au lieu d’accueil à l’étranger.

Vous devez privilégier les solutions les moins chères.
Nous portons votre attention sur l’impact écologique de vos déplacements.

Nous pouvons intervenir dans d’autres types de frais pour les structures d’accueil étrangères :

Publicité ;
Communication ;
Technique ;
Séjour.

Quel est le montant de la subvention ?

Pour l’avion ou le train : les billets de transport doivent être de 2ème classe.
Pour un véhicule privé (moto, voiture, camionnette etc.) : une indemnité forfaitaire kilométrique de 0,3751 euros/km. Ce montant intègre les coûts de carburant et de péages. Cette indemnité est due une seule fois par véhicule.

L’indemnité s’applique pour des déplacements de plusieurs personnes utilisant le même véhicule ou si le trajet inclut le transport de matériel (à jusitifier dans la demande)Le montant de l’intervention est plafonné, dans le cas d’un déplacement d’une seule personne par véhicule, au prix d’un billet d’avion (2è classe) ou de train (2è classe).Vous devez justifier le nombre de kilomètres par un relevé de trajet émis par un site tel que MAPPY ou VIA MICHELIN. Nous prenons en compte le trajet le plus direct. Vous devez joindre ce relevé à la déclaration de créance.
Les autres frais de transport doivent être prévus dans votre demande de soutien (par exemple, frais de parking, vignette suisse ou carnet ATA).

Le coût d’un transporteur externe ou la location d’un véhicule de location auprès d’une société privée peut aussi être pris en compte pour autant que ceci soit prévu dans votre demande de subvention.

Si vous faites les trajets avec un véhicule privé, vous devez justifier le choix de ce moyen de transport.

Pour les autres types de frais, ils seront soumis à une analyse par l’équipe du service géographique concerné de WBI (Allemagne, France, Grand-Duché de Luxembour ou Pays-Bas).

Qui est le bénéficiaire de la subvention ?
Le bénéficiaire de la subvention peut être :

La personne physique ou morale qui effectue le déplacement à l’étranger ;
Ou une structure d’accueil étrangère qui souhaiterait bénéficier d’un remboursement pour les frais dépensés pour l’accueil ou pour l’organisation d’un évènement mettant en avant la Fédération Wallonie-Bruxelles ou la Wallonie.

Quels points d'attention ?
Le projet peut bénéficier de financements complémentaires d’autres organismes, à la condition que les frais engendrés soient différents de ceux que nous prenons en charge.

2. Modalités de paiement

La subvention est versée après la réalisation de votre projet, suite à la réception et à l’analyse des documents justificatifs requis, au plus tard à la date de clôture mentionnée dans votre arrêté ministériel de subvention.

Attention, si vous souhaitez une avance, vous devez le préciser dans votre demande et en justifier la raison. Sur base de vos justifications, nous évaluerons si elle vous sera accordée et pour quel montant.

Pour plus d’information, voyez le chapitre « Et si le soutien vous est accordé ? ».

Votre demande

1. Procédure d’introduction de votre demande

A quelle date introduire votre demande ?
Vous devez introduire votre demande au plus tard 1 mois avant la tenue de l’évènement.

Si votre demande excède 6.000€, votre dossier doit nous parvenir deux mois avant la tenue de l’évènement.

Comment devez-vous envoyez votre demande ?
Vous devez nous envoyer votre demande par courriel avec maximum 5 Mo de pièces jointes :

Pour l’Allemagne à : m.delsaux@wbi.be ; yh.rovillard@wbi.be
Pour la France à : a.joseph@wbi.be ; a.demoustier@wbi.be ; yh.rovillard@wbi.be
Pour le Grand-Duché de Luxembourg à : a.joseph@wbi.be ; b.boulet@wbi.be
Pour les Pays-Bas à : m.delsaux@wbi.be ; b.boulet@wbi.be

Si vos annexes sont trop volumineuses, vous pouvez compléter votre demande avec :

un lien de partage en ligne (Google Drive, WeTransfer, Dropbox, etc.) ;

un envoi postal :

Wallonie-Bruxelles International
Service géographique concerné
2, place Sainctelette
B - 1080 Bruxelles.

2. Dossier de demande

Votre demande doit contenir les documents suivants :

le formulaire de demande WBI complété et signé (à télécharger en bas de page) ;
le RIB (relevé d’identité bancaire) du bénéficiaire (vous pouvez obtenir ce RIB auprès de votre organisme bancaire) ;
pour un événement culturel, une copie de la lettre d’invitation de l’organisme d’accueil précisant les conditions d’accueil du bénéficiaire et le programme de l’événement ;
pour des salons ou foires, la preuve d’inscription à l’événement ;
pour d’autres types d’événement, le programme ;
tout autre élément que vous jugez utile.

3. Points d’attention

Votre dossier doit être complet.

Notre décision

1. Modalités de la décision

La décision se passe en 3 étapes :

Une vérification administrative des conditions de recevabilité.
Une analyse des conditions d’évaluation par WBI.
Une décision prise par WBI.

2. Personnes en charge de la sélection

Votre demande est analysée par le service géographique concerné et les représentants de WBI en poste dans le pays visé.

L’avis de l’Inspecteur des finances sera nécessaire si votre demande dépasse 6.000 €.

L’approbation du Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou de la Région wallonne sera nécessaire si votre demande dépasse 35.000 €.

3. Communication de la décision

Nous vous informons formellement de notre décision par courriel et par courrier papier, dans les 30 jours calendrier qui suivent la réception de votre demande.

Ce délai peut être plus long si l’avis de l’Inspecteur des finances et/ou l’approbation du Ministre-Président est nécessaire.

Et si le soutien vous est accordé ?

1. Comment allez-vous recevoir la subvention ?

Si vous désirez une avance, celle-ci vous sera versée après réception de votre demande (envoi d’un courriel accompagné d’un RIB du compte bénéficiaire) suite à la communication de la décision positive de WBI.

Le solde de la subvention sera versé sur la base de votre déclaration de créance, accompagnée des justificatifs de paiement/dépenses et du formulaire de bilan de projet, qui vous sera transmis à la notification d’acception de votre dossier.

Si le montant justifié est inférieur au montant prévu dans l’arrêté de subvention, seul le montant justifié sera remboursé.

Si le montant justifié est supérieur au montant prévu dans l’arrêté de subvention, le remboursement se limitera au montant maximum évoqué.

2. Quelles sont vos obligations ?

Transmettre la preuve de réservation d’un billet d’avion ou de train

Si vous avez réservé un billet d’avion ou de train sur internet, vous devez transmettre une confirmation de réservation, accompagnée d’une preuve de paiement avec le plan de vol/le trajet et le montant.
La preuve de paiement doit mentionner le montant que vous avez payé (par exemple un extrait de compte bancaire ou un décompte visa).

Rendre les justificatifs comptables

Vous devez envoyer, au plus tard à la date de clôture qui figure dans votre arrêté ministériel de subvention, une déclaration de créance datée et signée, accompagnée de tous les justificatifs comptables.

En cas de copies des factures et justificatifs, vous devez les accompagner d’une déclaration sur l’honneur de conformité des justificatifs.

Cette déclaration sera jointe au courriel que vous recevrez en cas de décision positive. L’ensemble des documents devra être envoyé à :
Madame Pascale Delcomminette, Administration générale,
WBI
Place Sainctelette, 2
1080 Bruxelles

Faire un bilan de fin de projet

Vous devez obligatoirement renvoyer un bilan sur le déroulement de l’événement (public, organisation, encadrement, professionnels présents et rencontrés, perspectives sur les retombées potentielles, etc.)

Ce bilan doit être joint à l’ensemble des documents envoyés avec la déclaration de créance.

Un modèle est téléchargeable en bas de page.

Mentionner le soutien de WBI

Tout document rendu public relatif à l’activité subventionnée doit porter la mention :
« Avec le soutien de Wallonie-Bruxelles International » et le logo de WBI, téléchargeable à l’adresse : http://www.wbi.be/fr/logos

3. Quelle est la date finale pour rendre vos documents ?

Vous devez envoyer l’ensemble des documents (déclaration de créance, justificatifs et bilan de projet) au plus tard à la date de clôture qui figure dans votre arrêté ministériel de subvention.

Attention, la remise de l’ensemble des documents au-delà de cette date impliquera le non-paiement de votre subvention. Si vous éprouvez des difficultés à compléter votre dossier, prenez contact avec votre correspondant.